Bổ Sung Nhân Sự Hành Nghề Phòng Khám Lên Sở Y Tế: Hồ Sơ Và Thủ Tục

Khi tiếp nhận thêm bác sĩ, điều dưỡng hoặc kỹ thuật y, phòng khám phải đăng ký bổ sung người hành nghề với cơ quan đã cấp giấy phép hoạt động. Nhân sự mới chưa được trực tiếp khám bệnh, chữa bệnh chỉ vì đã ký hợp đồng lao động với phòng khám.

Bổ sung nhân sự hành nghề phòng khám là gì?

Bổ sung nhân sự hành nghề là việc cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đăng ký thêm người hành nghề vào danh sách làm việc tại cơ sở sau khi phòng khám đã được cấp giấy phép hoạt động.

Tên gọi pháp lý của thủ tục này là đăng ký hành nghề. Cụm từ “bổ sung nhân sự lên Sở Y tế” là cách gọi phổ biến trong thực tế, không phải thủ tục xin cấp thêm giấy phép hành nghề cho cá nhân.

Cần phân biệt:

Trường hợp	Thủ tục cần thực hiện
Thêm bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật y	Đăng ký bổ sung người hành nghề và thực hiện thủ tục liên quan đến danh mục kỹ thuật
Nhân sự cũ nghỉ việc	Báo cáo giảm người hành nghề
Thay người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật	Thực hiện thủ tục thay đổi người chịu trách nhiệm chuyên môn và cập nhật danh sách hành nghề
Thêm nhân viên lễ tân, kế toán, bảo vệ	Không đăng ký theo danh sách người hành nghề khám bệnh, chữa bệnh

Theo Điều 19 của Luật Khám bệnh, chữa bệnh, cá nhân chỉ được phép hành nghề khi có giấy phép hành nghề còn hiệu lực, đã đăng ký hành nghề và đáp ứng các điều kiện liên quan.

Những nhân sự nào phải đăng ký hành nghề?

Phòng khám phải đăng ký những người trực tiếp tham gia hoạt động khám bệnh, chữa bệnh thuộc các chức danh phải có giấy phép hành nghề.

Điều 26 Luật Khám bệnh, chữa bệnh quy định các chức danh gồm:

• Bác sĩ.
• Y sĩ.
• Điều dưỡng.
• Hộ sinh.
• Kỹ thuật y.
• Dinh dưỡng lâm sàng.
• Cấp cứu viên ngoại viện.
• Tâm lý lâm sàng.
• Lương y.
• Người có bài thuốc gia truyền hoặc phương pháp chữa bệnh gia truyền.

Không phải toàn bộ người lao động tại phòng khám đều là “người hành nghề”. Nhân viên hành chính, lễ tân, thu ngân hoặc nhân viên hỗ trợ không trực tiếp thực hiện hoạt động khám bệnh, chữa bệnh không đăng ký theo Mẫu 01.

Tuy nhiên, không được sử dụng tên gọi “phụ tá” hoặc “nhân viên hỗ trợ” để giao cho người chưa có giấy phép hành nghề thực hiện công việc thuộc phạm vi chuyên môn của bác sĩ, điều dưỡng hoặc kỹ thuật y.

Điều kiện để nhân sự được đăng ký tại phòng khám

Nhân sự dự kiến bổ sung cần được rà soát ít nhất sáu nhóm điều kiện sau.

Có giấy phép hành nghề còn hiệu lực

Người được đăng ký phải có giấy phép hành nghề phù hợp. Chứng chỉ hành nghề được cấp theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh năm 2009 tiếp tục được sử dụng như giấy phép hành nghề trong thời kỳ chuyển tiếp theo Điều 121 Nghị định 96/2023/NĐ-CP.

Phòng khám cần kiểm tra:

• Số giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề.
• Cơ quan cấp.
• Ngày cấp và thời hạn, nếu có.
• Chức danh chuyên môn.
• Phạm vi hành nghề.
• Quyết định bổ sung hoặc điều chỉnh phạm vi hành nghề, nếu có.

Không thuộc trường hợp bị cấm hoặc đình chỉ hành nghề

Cần kiểm tra nhân sự có đang:

• Bị đình chỉ hành nghề.
• Bị thu hồi giấy phép hành nghề.
• Bị cấm hành nghề theo bản án hoặc quyết định có hiệu lực.
• Thuộc trường hợp không đủ điều kiện sức khỏe để hành nghề.

Thời gian làm việc không bị trùng

Điều 36 Luật Khám bệnh, chữa bệnh cho phép một người đăng ký hành nghề tại nhiều cơ sở nhưng không được trùng thời gian khám bệnh, chữa bệnh giữa các cơ sở.

Ví dụ:

• Bệnh viện A: từ 7 giờ 30 đến 16 giờ 30, thứ Hai đến thứ Sáu.
• Phòng khám B: từ 17 giờ 30 đến 20 giờ, thứ Hai đến thứ Sáu.

Lịch trên có thể được xem xét nếu không trùng giờ và thời gian di chuyển giữa hai địa điểm hợp lý. Ngược lại, việc khai cách nhau vài phút trong khi hai cơ sở ở xa nhau vẫn có nguy cơ bị yêu cầu giải trình.

Phòng khám phải đăng ký bổ sung nhân sự trong bao lâu?

Phòng khám phải gửi danh sách đăng ký hành nghề đã bổ sung trong thời hạn 10 ngày kể từ thời điểm bổ sung người hành nghề.

Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 29 Nghị định 96/2023/NĐ-CP:

• Người hành nghề nghỉ việc: cơ sở phải báo cáo trong vòng 03 ngày làm việc kể từ thời điểm chấm dứt hành nghề tại cơ sở.
• Bổ sung người hành nghề: gửi Mẫu 01 đã cập nhật trong vòng 10 ngày kể từ thời điểm bổ sung.

Tuy nhiên, khoản 12 Điều 27 của Nghị định này quy định người được bổ sung chỉ được hành nghề sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký hành nghề. Vì vậy, phòng khám không nên hiểu thời hạn 10 ngày là được cho nhân sự mới khám bệnh trước rồi đăng ký sau.

Cách triển khai an toàn là:

1. Ký hợp đồng và hoàn thiện phân công nhân sự.
2. Nộp hồ sơ đăng ký hành nghề.
3. Theo dõi kết quả công bố của cơ quan tiếp nhận.
4. Sau khi hoàn thành đăng ký mới bố trí nhân sự trực tiếp khám bệnh, chữa bệnh.

Nghị định 96/2023/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2024 và hiện vẫn là căn cứ trực tiếp của thủ tục này.

Hồ sơ bổ sung nhân sự hành nghề gồm những gì?

Đối với trường hợp bổ sung người hành nghề khi phòng khám đang hoạt động, Thủ tục có mã 1.012275 – Đăng ký hành nghề,

thành phần hồ sơ pháp lý bao gồm:

• Danh sách đăng ký hành nghề đã bổ sung theo Mẫu 01 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 96/2023/NĐ-CP.
• Giấy phép hoạt động của phòng khám.
• Biên bản thẩm định cấp hoặc điều chỉnh giấy phép hoạt động.
• Giấy phép hành nghề hoặc chứng chỉ hành nghề của nhân sự.
• Quyết định bổ sung phạm vi hành nghề, nếu có.
• Hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng.
• Quyết định phân công chuyên môn.
• Bằng cấp, chứng chỉ đào tạo kỹ thuật liên quan.
• Tài liệu thể hiện thời gian làm việc tại các cơ sở khác.
• Quyết định nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng tại nơi cũ, nếu có.
• Văn bản đồng ý làm việc ngoài giờ đối với trường hợp thuộc phạm vi phải có.
• Hồ sơ giấy phép lao động và ngôn ngữ đối với người hành nghề nước ngoài.

Riêng tại TP.HCM, Cơ sở cần cập nhật nhân sự trên phần mềm quản lý hành nghề https://qlns.medinet.org.vn/Management/HR.

Bổ sung bác sĩ có phải điều chỉnh giấy phép hoạt động không?

Thông thường, việc bổ sung một bác sĩ hoặc người hành nghề thông thường không làm phát sinh thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động nếu:

• Không thay đổi tên, địa điểm hoặc hình thức tổ chức của phòng khám.
• Không thay đổi phạm vi hoạt động chuyên môn.
• Không thay người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật.
• Không đề nghị triển khai thêm kỹ thuật chưa được phép.

Nhân sự được đăng ký tại nhiều phòng khám không?

Có. Người hành nghề được đăng ký tại nhiều cơ sở nhưng không được trùng thời gian khám bệnh, chữa bệnh.

Ngoài việc không trùng giờ, lịch đăng ký phải hợp lý về:

• Thời gian di chuyển.
• Địa điểm hành nghề.
• Thời gian hoạt động hành chính tại bệnh viện.
• Trách nhiệm tại từng cơ sở.
• Khả năng có mặt thực tế theo lịch đã đăng ký.

Trường hợp bác sĩ đang làm toàn thời gian tại bệnh viện vẫn có thể đăng ký tại phòng khám khác ngoài thời gian hoạt động hành chính, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện và không có xung đột lịch làm việc.

Nhân sự nghỉ việc thì phòng khám xử lý thế nào?

Khi một người hành nghề không còn làm việc tại cơ sở, phòng khám phải:

1. Ngừng phân công người đó khám bệnh, chữa bệnh tại cơ sở.
2. Báo cáo với cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 03 ngày làm việc.
3. Cập nhật tình trạng nghỉ việc trên hệ thống đang được địa phương sử dụng.
4. Rà soát khả năng duy trì kỹ thuật hoặc chuyên khoa mà người đó phụ trách.

Nếu chưa có người thay thế, phòng khám phải tạm dừng dịch vụ thuộc phạm vi của người đã nghỉ việc khi không còn người đủ điều kiện thực hiện.

Mức phạt khi không đăng ký bổ sung nhân sự

Từ ngày 15/05/2026, chế tài được áp dụng theo Nghị định 90/2026/NĐ-CP, thay cho việc tiếp tục dẫn mức phạt theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP.

Theo khoản 4 Điều 38 Nghị định 90/2026/NĐ-CP, cá nhân có thể bị phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi:

• Không đăng ký hành nghề theo quy định.
• Hành nghề ngoài thời gian hoặc địa điểm đã đăng ký, trừ trường hợp được miễn đăng ký.

Khoản 2 Điều 39 quy định mức phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không gửi danh sách đăng ký hành nghề đã thay đổi đến cơ quan có thẩm quyền.

Mức phạt trên là mức áp dụng với hộ kinh doanh cá thể; đối với tổ chức công ty thực hiện cùng hành vi, mức phạt bằng hai lần.

Những lỗi thường khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung

• Lịch hành nghề bị trùng: Nhân sự đang làm tại bệnh viện hoặc phòng khám khác nhưng kê khai trùng ngày, trùng giờ hoặc không đủ thời gian di chuyển.
• Phạm vi hành nghề không phù hợp: Giấy phép hành nghề của nhân sự không phù hợp với chuyên khoa, vị trí hoặc kỹ thuật được phân công.
• Không kê khai cơ sở đang hành nghề khác
• Hợp đồng lao động không thống nhất: Thời gian trong hợp đồng khác với thời gian trên Mẫu 01 hoặc vượt ra ngoài giờ hoạt động của phòng khám.

Câu hỏi thường gặp

Chỉ ký hợp đồng lao động với bác sĩ đã đủ chưa? Chưa. Hợp đồng lao động chứng minh quan hệ làm việc nhưng không thay thế việc đăng ký hành nghề với cơ quan có thẩm quyền.

Bác sĩ có giấy phép hành nghề do tỉnh khác cấp có đăng ký được không? Có thể. Giấy phép hành nghề có giá trị trên phạm vi toàn quốc. Tuy nhiên, cơ quan tiếp nhận có thể kiểm tra, xác minh giấy phép và lịch sử hành nghề của người đó.

Điều dưỡng chưa có giấy phép hành nghề có được đưa vào Mẫu 01 không? Không nên đăng ký người chưa có giấy phép hành nghề. Đồng thời, phòng khám không được phân công người đó thực hiện công việc chuyên môn thuộc chức danh phải có giấy phép.

Bổ sung nhân sự có mất lệ phí nhà nước không? Thủ tục đăng ký hành nghề hiện không quy định phí hoặc lệ phí nhà nước.

Sau bao lâu bác sĩ mới được làm việc tại phòng khám? Thời hạn công bố danh sách là 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận văn bản đăng ký. Bác sĩ chỉ nên trực tiếp khám bệnh, chữa bệnh sau khi thủ tục đăng ký đã hoàn thành.

Xem thêm:

• Giấy phép hành nghề khám bệnh, chữa bệnh là gì?
• Đăng ký hành nghề tại nhiều cơ sở có được không?
• Thay đổi người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật.
• Bổ sung danh mục kỹ thuật phòng khám.
• Điều chỉnh giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh.
• Quy định cập nhật kiến thức y khoa liên tục.
• Điều kiện nhân sự của phòng khám đa khoa.
• Tra cứu người hành nghề và giấy phép phòng khám.